הסוד טמון בכלל 25/25 שמשמעותו: סגור 25% מהפרויקטים, וביתרת הפרויקטים הפחת את עומס הפיתוח והעבודה ב-25%. כלל 25/25 עלה מתוך התבוננות בדרכי העבודה של מאות חברות בארה"ב, בישראל, במערב אירופה ובמזרח הרחוק. הוא מתאים לכל חברה שחלק משמעותי מפעילותה כרוך בביצוע פרויקטים: מהיי-טק ועד ארגונים צבאיים ומוסדות ללא מטרת רווח.
כיצד נבחנת כדאיותו או נחיצותו של פרויקט? בחלק מהמקרים נעשה ניתוח כלכלי של החזר על ההשקעה. במקרים אחרים נבחנת התרומה לרווח, ולעתים טוענת ההנהלה כי הפרויקט הוא "אסטרטגי", ופוטרת אותו מתחשיב כלכלי. ברוב המקרים, נעשה החישוב לגבי הפרויקט הבודד מבלי לקחת בחשבון את שאר הפרויקטים של החברה.
מחלקות פיתוח המפתחות מוצרים, ומחלקות IT המפתחות יישומים, הן צוואר בקבוק תמידי. גיוס משאבים נוספים אינו פותר את הבעיה – משאבי פיתוח הם יקרים, קשים לגיוס ולוקח זמן להכשירם. בסופו של דבר עדיין תישאר מחלקת הפיתוח צוואר בקבוק בשל עודף המשימות.
מה קורה כאשר מאמצים את כלל 25/25?
השלב הראשון הוא סגירה של פרויקטים בהיקף של 25% ממאמץ הפיתוח. השלב השני הוא רידוד המפרטים והפחתת הדרישות בהיקף של 25% באותם הפרויקטים שיש להמשיך. סגירת הפרויקטים תיעשה תוך בחינת כלל הפרויקטים הנוכחיים.
מדוע לא הופסקו קודם לכן אותם פרויקטים? מסיבות של היסטוריה (מה שהיה בעבר בעל פוטנציאל עסקי רב מתגלה בהווה כחשוב פחות), מכיוון שלא נעשה סינון ראוי של הפרויקטים, מסיבות של פוליטיקה פנימית או חיצונית, וכן מתוך התחושה ש"השקענו הרבה".
ההחלטה על סגירת פרויקטים היא קשה, מכיוון שהיא נעשית בתנאים של אי-ודאות ותמיד קיים החשש שדווקא הפרויקט שנדחה יכול ליהפך ל"מירביליס". ואולם, אם אכן יש סיכוי סביר שהפרויקט יהיה "מירביליס" – הרי שיש לתת הערכה גבוהה יותר לתרומות העתידיות שלו. העובדה שלא ניתנה לפרויקט הערכה גבוהה יותר, מעידה שקיימים פרויקטים בעלי סיכוי גבוה יותר להצלחה.
מדוע יש הגיון בסגירת כ-25% מהפרויקטים?
דרושה בגרות ניהולית כדי להבין שחוקי הפיסיקה אינם ניתנים לכיפוף, וכי מערכות פיתוח אינן מסוגלות לבצע את כל המשימות. אם לא יתבצע תהליך 25/25 על ידי ההנהלה, "אנשי השטח" הם שיבצעו את תהליך התיעדוף. בנוסף ייווצר פיגור ברוב הפרויקטים, דבר העלול לגרום נזק רב לארגון. לאחר הפסקת חלק מהפרויקטים, יש לתת תשומת לב להפחתת "ביצועי יתר" של יתרת הפרויקטים. מהנדסים ואנשי תוכנה נוטים לחטוא בדרישות יתר ובתכנון-יתר הדורש מקדמי ביטחון גדולים מהנדרש.
יישום כלל 25/25 חייב להתחיל מראש הארגון, ולהיות מקובל על כל ההנהלה והעובדים. יישום חד-פעמי של הכלל יביא ערך רב לארגון, אך יש להתמיד בכך על בסיס רבעוני או חצי-שנתי.
מהן ההשלכות לגבי מערכת הביטחון?
בימים אלה נערכים דיונים בנושא תקציב הביטחון. שימוש בכלל 25/25 יכול לספק חלק מן התשובות: יש לפתוח באופן מיידי בתהליך שמטרתו להפסיק את פיתוחם של פרויקטים בהיקף של 25%. חלק מהפרויקטים נמשכים שנים, עולים למפתחים במאמץ רב, ותועלתם לא תמיד ברורה. לגבי חלקם, ערכיותם ירדה נוכח שינוי האיומים ומבנה המערכה.
בחלק ניכר מהפיתוחים קיימת תופעת דרישות-היתר ותיכנון-היתר המכבידים. לא מדובר כאן רק בפרויקטים חיצוניים של מערכת הביטחון, אלא גם בפיתוח מערכות מידע המבוצעות במערכת עצמה. הפחתת המאמץ ב-25% על ידי הפסקתם לאלתר של פרויקטים, והפחתת הביצועים הלא נדרשים שיתבטאו ב-25% נוספים, יכוונו את מערכת הפיתוח הביטחונית ליעדים החשובים ביותר ויספקו מענה מהיר יותר לדרישות הריאליות של המערכת.